Öncelikle Ajans’ımızın bu yıl ilk defa uyguladığı ve bundan sonra rutin bir şekilde dönemsel olarak tatbik edilecek olan mali destek programına göstermiş olduğunuz ilgiden dolayı teşekkür ederiz. Herşeyden önce Ajans olarak ‘başarısız proje’ tanımlamasını uygun görmediğimizi belirmek isteriz. Bu bağlamda, programa başvurusu yapılan bütün projelerin, tamamen yarışma esasına dayalı olarak ve Ajans’ın program için tahsis ettiği kısıtlı bütçe miktarı ile sınırlı olmak üzere, önceden belirlenerek ilan edilen öncelikler ve titizlikle yürütülen tarafsız ve bağımsız teknik ve mali değerlendirme süreçleri neticesinde seçilen ‘en başarılı projeler’in desteklenmesinin söz konusu olduğunu ifade etmek gerekir.

Bu çerçevede yeterince anlaşılmadığını ve muhtemel sorulara da cevap oluşturacağına inandığımız, 2010 yılı Mali Destek Programımızın yürütülmesi ile ilgili esas ve usulleri içeren aşağıdaki açıklamaların yapılmasına gerek görülmüştür:

Program kapsamında teslim alınan projelerin değerlendirme sürecinin ilk aşamasında Ajans uzmanları tarafından yapılan başvurular üzerinde başvuru rehberinde talep edilen belgelerin doğru, eksiksiz, imzalı, kaşeli ve/veya mühürlü olarak sunulmuş olması ve başvuru sahibinin, ortaklarının ve proje konularının başvuru rehberinde belirtilen kriterlere uygunluğu gibi hususlar yönünden ön incelemesi yapılmaktadır. Bu aşamada başvuru rehberinde belirtilmiş olan gerekli bütün şartları taşıdığı anlaşılan projeler bağımsız değerlendirme sürecine alınmaktadır.

Ön inceleme sonucunda uygun bulunan başvurular, Merkezi Finans İhale Birimi, çeşitli bakanlık ve kuruluşların proje uygulamaları ile diğer bölgesel ve AB projelerinin hazırlanmasında ve uygulanmasında görev almış uzmanlardan oluşturulan bağımsız değerlendirici havuzundaki uzmanlar arasından, Ajans tarafından belirlenen kriterlere göre en fazla tecrübeye sahip olduğu tespit edilerek seçilen ‘bağımsız değerlendiriciler’ tarafından değerlendirilerek puanlanmaktadır.

Bağımsız Değerlendiriciler, alanında en az beş yıllık tecrübeye sahip, 2010 yılı Dicle Kalkınma Ajansı Mali Destek Programları çerçevesinde teslim edilen projelerin hazırlık veya uygulanma aşamasında görev almamış veya almayacak olan kişiler arasından seçilmektedir. Bağımsız değerlendiriciler, Kalkınma Ajansları Proje ve Faaliyet Destekleme Yönetmeliği’nin 21 ve ilgili diğer maddeleri uyarınca proje tekliflerini teknik ve mali nitelik açısından Destek Yönetim Kılavuzu ve Başvuru Rehberinde belirlenen değerlendirme usulleri ve kriterleri doğrultusunda tarafsız bir biçimde değerlendirmektedirler. Ayrıca, Bağımsız değerlendiriciler, kendileri, eşleri, ortakları,  ikinci dereceye kadar (bu derece dahil) kan ve kayın hısımları ile sahibi ya da ortağı oldukları ticari işletmelere ilişkin projeleri değerlendirememektedirler. Ajans’ımız 2010 yılı Mali Destek Programı kapsamında alınan toplam ‘327’ adet proje teklifi bu esas ve usullere göre seçilen ve tamamı bölge dışından olan kendi alanında uzman ‘40’ bağımsız değerlendirici tarafından titizlikle değerlendirilmiştir.

Ajans’a usulüne göre ulaştırılan bütün proje teklifleri, birbirinden habersiz bir şekilde iki ayrı bağımsız değerlendirici tarafından değerlendirilmek üzere teklifin birer kopyası değerlendiricilere imza karşılığında verilmekte ve başarı sıralaması, iki bağımsız değerlendiricinin vermiş olduğu puanların aritmetik ortalaması alınarak tespit edilmektedir. İki değerlendiricinin vermiş olduğu puanlar arasında on beş ve üzeri puan farkı olması veya bir değerlendiricinin eşik değerin (65 puan) altında, diğerinin ise eşik değerin üzerinde puan vermesi halinde, teklif tekrar değerlendirilmek üzere üçüncü bir bağımsız değerlendiriciye inceletilmektedir. Başarı sıralamasında üçüncü değerlendirme puanı ile bu puana en yakın değerlendirme puanının aritmetik ortalaması esas alınmaktadır.

Bağımsız değerlendiricilerle ilgili aşama tamamlandıktan sonra, bağımsız değerlendiriciler tarafından gerçekleştirilen değerlendirmeler üstünde gerekli kontrolleri yaparak görüş oluşturmak ve bunları raporlamak amacıyla bir değerlendirme komitesi oluşturulmaktadır. Değerlendirme Komitesi, yükseköğretim kurumları öğretim elemanları ile kamu kurum ve kuruluşları personeli arasından kendi istekleri ve kurumlarının muvafakatıyla Ajans tarafından görevlendirilen alanında en az yedi yıllık tecrübeye sahip  beş üyeden oluşmaktadır. Komite üyeleri, 2010 yılı Mali Destek Programları çerçevesinde teslim edilen projelerin hazırlık veya uygulanma aşamasında görev almamış veya almayacak olan kişiler arasından seçilmektedir. Ajans’lar mevzuatı gereği Değerlendirme Komitesi, çalışmalarında ve kararlarında bağımsızdır. Değerlendirme komitesi, tekliflerin sıralamasını bağımsız değerlendiricilerin puanlamaları doğrultusunda onaylayabilir veya yapmış olduğu incelemelerde, bağımsız değerlendiricilerin kararlarına katılmadığı teklifleri, gerekçesini açıkça belirtmek ve bunu çalışmasının sonunda genel sekreterliğe raporlamak şartıyla yeniden değerlendirebilmektedir. Yeniden değerlendirmeye alınması kararlaştırılan proje teklifleri değerlendirme komitesinin iki üyesi tarafından ayrı ayrı yeniden değerlendirilmektedir. Başarılı projeler listesi yeni puanlama dikkate alınarak yeniden düzenlenmektedir.

Bağımsız Değerlendiriciler ve Değerlendirme Komitesi üyeleri çalışmalarını cep telefonlarının alınmadığı, kameralarla izlenen bir salonda gerçekleştirmekte ve inceledikleri proje ile ilgili değerlendirmelerini tamamlamadan salondan ayrılmalarına müsaade edilmemektedir.

İdari, mali ve  teknik aşamalardan geçerek bu şekilde puanlandırılan proje teklifleri, Ajans uzmanları tarafından tekrar incelenmekte, verilen puanların aritmetik ortalamaları alınarak başarı sırası belirlenmektedir. Projelerle ilgili talep edilen bütçe miktarları, sunulan proforma faturalar, piyasa araştırmaları ve uygun olmayan maliyetlerin düşürülmesi yoluyla optimum yaklaşık maliyetler oluşturularak revize destek miktarları belirlenmektedir. Ardından program için ayrılan bütçe miktarı eşik değer olan ‘65’in üstünde puan alan projelere puan sıralamasına göre en başarılı projeden başlamak suretiyle dağıtılarak destek alabilecek projeler listesi belirlenmekte ve bütçe kısıtı nedeniyle desteklenemeyecek, ancak ‘65’in üzerinde puan alan tekliflere de aldıkları puan  sıralamsına uygun olarak başarılı yedek proje teklifleri listesinde yer verilmektedir. Bu şekilde belirlenen asil ve yedek başarılı proje listesinde yer alan projelerin, ayrıca Genel Sekreterlikçe ön izlemesi yaptırılarak tutarlılıkları, uygulanabilirlikleri ve risk durumları belirlenerek tutanağa bağlanmaktadır. En son olarak da oluşturulan bütün listeler; gerekçeleri de içeren raporlarla birlikte Ajans Yönetim Kuruluna sunulmakta, Kurul da tüm projeler tek tek programa uygunluk, mekansal ve sektörel öncelikler ile mevzuat ve düzenlemelerde yer verilen diğer unsurlar açısından ayrıntılı bir şekilde görüşülerek nihai hali verilmekte ve Genel Sekreterlikçe Ajansın resmi internet sitesinden kamuoyuna duyurulmaktadır. 

Ajans uzmanları ve personeli, idari kontrolden geçerek değerlendirme aşamasına aktarılan proje teklifleri ile ilgili Ajans Yönetim Kurulunca verilecek nihai karara kadar geçen süreçte değerlendirmenin tarafsızlığını ve bağımsızlığını zedeleyecek olumlu veya olumsuz hiçbir eylem, müdahale ve yönlendirmede bulunamamaktadır. Bunu sağlamak üzere Yönetim Kurulu başkan ve üyeleri de dahil olmak üzere her bir personele ‘Tarafsızlık ve Gizlilik Taahhütnamesi’ imzalatılmakta ve personelin süreç boyunca bu taahhütnameye bağlı kalıp kalmadığı titizlikle takip edilmektedir.

Bilindiği üzere “Kalkınma Ajansları Proje ve Faaliyet Destekleme Yönetmeliği’nin 19 uncu maddesindeki “Bağımsız değerlendiricilerin değerlendirdikleri projelere ilişkin bilgiler gizli tutulur.” ve 4982 sayılı Bilgi Edinme Kanununun 9 uncu maddesindeki “(…) gizli bilgiler anılan Kanunun kapsamı dışındadır.” hükümleri gereği Bağımsız Değerlendiricilerin projelere ilişkin değerlendirmelerinin gizli tutulması yasal bir yükümlülük olmakla birlikte, Ajans’ımızın kuruluşundan bu yana azami ölçüde riayet etmeye çalıştığı ‘açıklık’, ‘şeffaflık’, ‘tarafsızlık’, ‘adalet’ ve ‘ulaşılabilirlik’ ilkeleri doğrultusunda yukarıdaki yasa hükümlerini de ihlal etmeyecek çerçevedeki bilgi ve belgelerin müracaat halinde paylaşabileceğini belirtmek isteriz.

Dicle Kalkınma Ajansı’nın her yıl çıkmayı planladığı ve muhtemelen 2011 yılı ilk yarısında ilan edilecek ikinci mali destek programına sadece bir önceki programdan destek almamış başvuru sahiplerinin müracaat edebileceğini, ayrıca Ajans olarak hibe programı dışında da girişimci ve yatırımcılarımızın bölgedeki yatırımları ile ilgili karşılaştıkları her türlü problemin çözümü ve yeni yatırım imkanları konusunda işbirliği içinde çalışmaya hazır olduğumuzu ve  daha ayrıntılı bilgi almak için  Ajans’ımız ilgili personeline müracaat etmek konusunda tereddüt edilmemesi gerektiğini hatırlatır, programımıza gösterilen ilgiden dolayı teşekkür ederiz.

Kamuoyuna saygıyla duyurulur.

DİCLE KALKINMA AJANSI